Электронный архив документов – польза для предпринимателя

Поиск потерявшихся важных бумаг - это обычная ситуация, которая случается в повседневной жизни предпринимателя, ведущего традиционный физический архив договоров и других бумаг. Поиск соответствующих сертификатов или квитанций может занять много времени - в конце концов, невозможно отфильтровать весь кабинет файлов по ключевым словам или определенным тегам. Даже при наилучшей организации вам нужно потратить хотя бы несколько минут, чтобы найти один из них.

Сколько времени занимает поиск в электронном архиве? Всего несколько секунд. И доступ к ЭД является постоянным и неограниченным.

Говорят, что люди делятся на тех, кто делает резервные копии, и тех, кто еще не делает. Наш архив, хранящийся в офисе на бумаге или на компьютерном диске, кажется нам полностью безопасным и достаточным, пока диск не упадет или чашка кофе не разольется на стопку документов.

Хранение ЭД в электронном архиве обеспечивает их безопасность. Их также можно восстановить в любое время, и благодаря автоматическому регулярному резервному копированию предпринимателю не нужно беспокоиться о том, что в случае сбоя он потеряет важные документы. Дополнительная информация доступна на www.sis-company.ru.

Время, необходимое по закону для хранения счетов, прошло, поэтому вы можете избавиться от нескольких папок с документами. Отлично - значит, поставьте работника на полный рабочий день измельчителя. Какая трата рабочего времени, верно? Если у вас есть ЭД, вы удалите все ненужные учетные документы и сертификаты в течение нескольких секунд.

И действительно, если хотите, то можете хранить их немного дольше. Они занимают только виртуальное пространство. Купить дополнительное пространство в облаке проще, чем поменять маленький офис на больший.

Одной из самых серьезных проблем с традиционным архивом является физичность бумаг. Если работник хочет проверить информацию из документа (например, стоимость счета или даже условия своего трудового договора), он должен найти бумажный документ или попросить человека, ответственного за его хранение. Это занимает драгоценное время. Мало того, это часто приводит к дополнительному беспорядку, потому что сотрудник не всегда помещает бумагу в нужное место.

С электронным архивом ЭД могут быть легко переданы, и они никогда не меняют местоположение. Даже если коллега загрузит документ, он все равно останется копией. Документами можно поделиться за несколько секунд из любой точки мира и в любое время.
Юридически значимые документы подписываются квалифицированной электронной подписью, которая имеет такую же силу, как и обычная.